Las computadoras se nos volvieron indispensables para nuestra vida cotidiana. ¿Alguien recuerda cómo era hacer un informe o un trabajo práctico a mano? ¿Enviar y recibir cartas por correo postal? ¿Tener muchísimos CDs o cassettes en vez de una colección de mp3?

La tecnología nos ayuda diariamente a simplificar nuestras vidas, tener la información y el entretenimiento a mano, fácil y rápido. Todo al alcance. Y así nos vamos volviendo bastante dependientes, al punto de casi centralizar nuestra vida social, laboral y académica en la computadora. Y eso no está mal de por sí. La tecnología existe y hay que aprovecharla.

Pero ¿qué pasa cuando la tecnología nos falla? Un corte de luz, un problema en el servidor de Internet, o, ¡lo peor!, se muere tu disco duro o rígido. Y ahí te quedas, mirando el monitor apagado y pensando “¡¿Ahora qué hago?!”.

¿Cuanto vale tu información y trabajos que tienes en tu PC? ¿Donde compras las fotos de esas vacaciones estupendas que pasaste o de esa fiesta tan divertida?  ¿Que haces si el proyecto que daría grandes dividendos a tu negocio, desaparece de la nada? El valor de nuestra información muchas veces supera el costo del equipo, lamentablemente cuando aprendemos esa lección ya es demasiado tarde.

Les recomendamos que sin importar si la maquina es portátil o de escritorio, realicen un backup o respaldo de la información periódicamente. Ya que si lo pensamos por un instante aparte del valor material que tiene el equipo y que es cuantificable nuestra información y el tiempo que invertimos en ella tienen un gran precio. Más aun cuando en el ambiente laboral, perder información significa no solo tiempo que es cuantificable y valorizado, sino que también podemos perder clientes y por consiguiente bastante dinero. Hay un porcentaje importante de empresas que a nivel mundial por problemas de siniestros de incendios, inundaciones, virus, fallas eléctricas y descuidos, han perdido toda su información y al no tener respaldos sean estos dentro de la empresa en lugares seguros o fuera de estos, simplemente han desaparecido como empresas.

Si queremos evitar tremendos dolores de cabeza debido a la perdida de nuestra información hay que seguir los siguientes consejos:

• Respaldar periódicamente la información en CD, DVD, Discos Externos o Pendrive. Cualquiera de estos dispositivos de almacenamiento masivo cumplen la función de respaldar, pero ¿cual utilizaras?, depende en un 100% de la cantidad de información que necesiten que se haga un Backup y del mecanismo que se utilizara, si será manual o automático.

• Respaldar la información que es importante y la que no lo es según tu valorización, también. Esto se debe a que hoy no será tan importante pero en el momento menos esperado podrás necesitarla. Un dato muy relevante es que siempre la información es importante, sea la que sea que tengas en tu PC, porque si no lo es, no tiene sentido el que la guardaras en tu equipo, y menos que dedicaras tiempo en buscarla, adquirirla o generarla.

• Siempre respaldar completamente las siguientes carpetas de su PC o Notebook:

  • La carpeta "MIs Documentos" en su totalidad. Aquí la gran mayoría de los programas existentes almacenan su información. En esta carpeta siempre se encuentra por defecto, los lugares donde se almacenan la información del Word, Excel, PowerPoint, música, imágenes, videos, etc.

  • La carpeta "Favoritos" en tu totalidad. Aquí se almacenan las direcciones de Internet que uno guarda manualmente cuando son importantes de mantener.

  • La carpeta "Outlook" en el caso de los sistemas de correos para quienes utilizan Microsoft Outlook. Cuando uno respalda esta carpeta, esta respaldando los contactos, correos, tareas, agenda, etc.

• Generar un Backup del PC utilizado a través de un Ghost. Este mecanismo genera una imagen del disco idéntica y permite que frente a un desastre informático, el PC pueda ser recuperado íntegramente en cuestión de minutos, incluyendo su sistema operativo y programas o software. Un Ghost es la forma de respaldar los sistemas operativos (por Ej. Windows XP y los programas por Ej. Word) y poder almacenarlos en DVD o discos externos con la posibilidad de recuperarlos completamente al momento de la generación del Ghost.

• Tener instalado un sistema de UPS (Uninterruptible Power Supply). Este sistema es un dispositivo que proporciona estabilidad en el flujo eléctrico hacia los PC o dispositivos como impresoras, escáner, etc. Su función es impedir los golpes eléctricos tanto de alta como de baja, y además cumple la función principal de alimentar con energía almacenada en sus baterías una vez que se interrumpe el flujo continuo de electricidad, a los distintos dispositivos conectados a ella por algunos minutos. Así, se evita que algún implemento sea quemado por un golpe eléctrico o no alcanzar a grabar la información y por lo mismo, perderla o dañar el disco duro. Existen en el mercado distintas UPS según las necesidades de los clientes. Hay desde algunas que duran en autonomía aproximadamente 10 minutos hasta algunas que duran horas.

Las capacidades de almacenamiento de los dispositivos anteriormente descritos son las siguientes:

Existen dos mecanismos de respaldos para generar Backup en su empresa:

• Manual, donde usted elige que es lo que quiere respaldar y lo realiza en forma directa a un dispositivo grabador de CD, DVD, a un Pendrive o a un Disco Duro externo.

• Automático, a través de un software o programa para generar en forma automática respaldos de lo que usted a elegido previamente o a configurado para ser respaldado sea este en CD, DVD o Discos Duros externos. Estas programaciones pueden realizar respaldos a ciertas horas, en días que uno elige dentro de la semana y de una forma completa o incremental.

La forma completa de respaldar es cuando uno elige hacer un backup en carpetas individuales, sean estas generadas respaldo tras respaldo para mantener una copia de la información de los backup anteriores o reemplazando la totalidad de la información almacenada o mas bien volver a grabar sobrescribiendo la información. Por otro lado existe un método incremental que proporciona la ventaja de la rapidez en las programaciones de backup. Consiste básicamente en revisar de acuerdo a la ultima fecha del respaldo, todos los archivos elegidos en la programación para backup, y ver cuales han tenido modificaciones para poder reemplazar el archivo anteriormente respaldado por el nuevo, en una misma carpeta.

La ventaja de este sistema, es la replica del mismo espacio de la información que ocupa en su disco. Por tanto, por un lado adquiere rapidez en el proceso del backup y por otro lado el incremento o crecimiento de la información, es proporcional a la que esta siendo respaldada.

En cuanto a cual es el mejor mecanismo, podemos mencionar que generar respaldos semanales donde se generen nuevas carpetas con información y una carpeta diaria donde se utilice el sistema incremental, serian la mejor alternativa para tener rapidez y a su vez respaldos de las semanas anteriores con una seguridad de recuperación de un 99%.

Como recomendación, se sugiere al menos tener un ghost de cada PC en su empresa. Con esto tiene la posibilidad de volver a instalar su PC en cuestión de minutos al momento exacto de realizado este proceso de ghost. Con esto usted logra salvar la funcionalidad de un PC, que en instancias normales podría llevar prácticamente un día el poder volver a instalar todo lo que necesita para su funcionamiento y operación.

En general, los sistemas de respaldos son altamente necesarios y cumplen la función de lograr en el menor tiempo posible levantar la información necesaria para la funcionalidad de un equipo o para la recuperación de ciertos datos que hubiesen perdido o que por motivos de almacenaje en archivos se mantienen en dispositivos de almacenamiento masivo, por Ej.: CD o DVD.

En cuanto a los respaldos de información en las redes, estos dependerán de la cantidad de datos que contenga el o los servidores y de los procesos que sean elegidos para mantener la integridad de la información. En general, no existe mucha diferencia con los respaldos que se realizan a PC en los hogares u oficinas. Más bien pasa por un tema de complejidad en cuanto a la programación del respaldo y la elección de las mejores alternativas para cumplir esta función y al conocimiento del funcionamiento de una red, sus sistemas operativos y programas o software.

Cuando su empresa a generado respaldos es altamente importante que al menos uno de los respaldos sea guardado en un lugar seguro dentro de la empresa, necesariamente alejados del fuego, robos, humedad, exceso de calor, polvo, tierra, agua u otros factores de riesgo que puedan dañar el respaldo. Y la otra copia, debe ser guardada en un lugar ajeno y exterior a la empresa, sea esta la casa de un ejecutivo de confianza, cajas fuertes externas, cajas de banco, casa de un director, etc.

Por ultimo, ningún sistema de respaldo es 100% seguro, ya que el 1% del margen de error esta reservado a una posible falla del dispositivo de almacenamiento. Para evitar problemas o disminuir errores se debe realizar con profesionalismo, conocimiento, y utilizando las técnicas y dispositivos adecuados junto a una buena protección del CD, DVD, Pendrive o Disco Externo ya respaldado. Lo que usted puede hacer es bajar la tasa de errores que por lo general es mas probable que un usuario cometa un error importante a que un PC pueda fallar en uno de sus componentes o en su totalidad. Por tanto, la gran mayoría de la perdidas de información esta asociada a factores humanos debido a errores o a desconocimientos.

Prevenga y solicite una asesoría de seguridad en respaldo.

Fuente: Aquila Ingeniería e Informática.